O PMI – Project Management Institute, associação para profissionais de gerenciamento de projetos, descreve PROJETO como um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultados únicos. Um projeto é temporário, ou seja, tem ínicio, meio e fim definidos, com escopo e recursos definidos. Por não se tratar de uma operação de rotina, o projeto é único.

E nas organizações? Como ideias para novos produtos e serviços e as melhorias são conduzidas?

Temos conversado com gestores que questionam-se “o porque ideias consideradas brilhantes não vão adiante na execução?” .Também, identificamos muitos casos de insucesso no desenvolvimento dos projetos nas organizações.

Com a implementação de softwares ERP, as organizações passaram a ouvir muito mais os termos projeto e escopo. As experiências em projetos de ERP são as mais conhecidas e, muitas vezes, as mais traumáticas.

Assim, naquelas organizações que estão em processo ou já concluíram a implantação de um ERP, buscamos mais informações sobre o que ocorre e encontramos as principais causas para o insucesso e até mesmo inviabilização do projeto, que são: falha na comunicação, estimativas imprecisas, requisitos vagos, falsas expectativas no momento da concepção do projeto; concessões feitas fora do escopo do projeto, falha no entendimento da solução e, destaca-se, custos inadequados ao orçamento do projeto e não cumprimento do prazo de entrega, entre outras.

Muitas vezes, os gestores dizem que sentem-se “enganados” , pois a expectativa inicial seria de um novo sistema de gestão para resolver as lacunas de informaçõe na gestão do negócio e nos processos, num custo e prazo esperado.

Continuando o diagnóstico nesses casos identificamos em muitas situações que as empresas fazem a aquisição do ERP sem se preocupar com a implantação. A fornecedora do software também não consegue realizar conforme o prometido na proposta comercial.

Ao questionarmos os gestores sobre o uso da metodologia de gerenciamento de projetos, identificamos um certo desapontamento, uma vez que fica evidenciado que esse conjunto de conhecimentos não foi aplicado.

Nos projetos com a aplicação da metodologia de gerenciamento de projetos, conseguimos reverter a situação negativa para atingir os benefícios de uma implantação bem realizada, que são: melhorias nos processos de comunicação, melhoria na produtividade da organização, apoio aos processos de decisão e das auditorias nos sistemas; racionalização das atividades, melhorias nas estimativas de todos os componentes do projeto (planos do projeto, cronogramas, gerenciamento de risco, gerenciamento de problemas, gerenciamento de mudança, aceitação do projeto e relatórios, mantendo um histórico dos projetos), melhoria no gerenciamento dos recursos dos projeto.

Quando a implantação do ERP observa todos os requisitos percebe-se uma melhoria na avaliação por parte dos clientes, gerando melhor participação no mercado, aumento da produtividade pelo uso da ferramenta pela padronização e uso correto das aplicações nos processos e, também a redução do retrabalho.

Nos projetos já concluídos, fazemos a etapa de lições aprendidas, que é uma etapa do Encerramento do Projeto. Neste momento, desenvolvemos a análise crítica do que ocorreu, evitando a reincidência de fatores de insucesso em todos e quaisquer novos projetos da organização. A etapa de lições aprendidas é uma aprendizagem para a realização das estratégias corporativas, por meio da entrega contínua de projetos bem-sucedidos.